Durante le fasi di preparazione dell'evento, o durante lo stesso, può essere necessario accedere all'area della manifestazione con veicoli a motore per effettuare operazioni come il carico e lo scarico dei materiali.

Se l'evento si svolge in aree comprese all'interno delle Zone a Traffico Limitato (ZTL) o delle aree pedonali, per accedervi con veicoli a motore, l'organizzatore deve chiedere all'ufficio competente il rilascio dei permessi di accesso all'area.